Hoe kies ik de juiste websitebouwer?

Het kiezen van de juiste webbouwer voor uw websiteproject is een lastige taak. Van de tien offertes die u aanvraagt voor hetzelfde project krijgt u tien totaal verschillende verhalen terug die soms wel een factor 100 of meer schelen in de prijs. Het maken van de juiste keuze is echter belangrijker dan ooit: ongeveer 70% van de ICT projecten mislukt geheel of gedeeltelijk volgens de ICT barometer van Ernst & Young. Van zolderkamer bedrijf tot automatiseringsgigant: hier zijn een aantal tips die uw kansen voor het succesvol kiezen van een websitebouwer aanzienlijk kunnen verhogen.

Referenties!

Het belangrijkste is om eerst referenties van de webbouwer na te bellen en te bekijken of deze vergelijkbare projecten betreffen. Wanneer een websitebouwer geen vergelijkbare referenties heeft, dan betekent dit waarschijnlijk dat uw project de eerste proeftuin wordt voor de webbouwer. Proeftuin worden betekent meestal (veel) uitlopen op de planning, op budget en concessies doen op de wensen die gerealiseerd hadden kunnen worden (en een nog veel grotere kans om tot de slechte 70% te behoren). Tevreden referenties zeggen weinig wanneer het niet vergelijkbare projecten betreft (het niveau kan sterk verschillen). Wanneer de referenties ontevreden zijn, probeer dan te achterhalen waar hem dit in zit (het kan ook zijn dat de referentie zelf te weinig aandacht in het traject heeft gestoken) en bepaal of deze voorwaarden ook bij u van toepassing zouden kunnen zijn. Nadat u de webbouwers met te weinig ervaring en slechte referenties heeft geschrapt kunt u verder met het proces.

Een website is een proces; geen product!

Vaak bekijken klanten een website als een product (zoals een auto). In de praktijk blijkt het echter meer een proces te zijn (het bouwen van een huis). Dit heeft te maken met de steeds snellere ontwikkelingen op het internet en de in de loop van de tijd veranderende wensen van de organisatie: een goed websitesysteem groeit mee met de organisatie in plaats van andersom. Deze veranderende wensen treden vaak al op tijdens de bouw van het systeem. Daarom is het belangrijk om te vragen naar de flexibiliteit van het systeem; hoe gemakkelijk is het om latere uitbreidingen te doen die uw organisatie nodig heeft? Wanneer het systeem niet flexibel genoeg is dan moet u telkens opnieuw beginnen (met informatie verlies) wanneer de situatie zich wijzigt. Nog erger is het wanneer uw organisatie zich neerlegt bij “dit kan het systeem nu eenmaal niet”: het niet benutten van de kansen leidt onherroepelijk tot verlies van nog meer middelen. Let op of een leverancier zelf begint over mogelijke wijzigingen van uw kant tijdens het project; wanneer ze daar standaard geen rekening mee houden, dan betekent dat zeker extra kosten tijdens het traject (wensen wijzigen nu eenmaal).

Hoe gaan ze te werk?

Omdat het bouwen van een website een proces is, is het belangrijk om te vragen naar hoe het proces eruit gaat zien na het ondertekenen van de opdrachtbevestiging. Hoe gaat de leverancier om met wijzigingen van uw kant? Hoe gaat de leverancier om met klachten van klanten en waarover klagen klanten vaak (elk bedrijf heeft wel klagende klanten!).

Denken ze goed mee?

Wanneer een websitebouwer goed met uw doelstellingen meedenkt dan is dat een goed teken. De kans is dan groter dat ze dit ook later zullen doen. Daardoor profiteert u mee van de ervaring die die websitebouwer opdoet bij andere klanten. Zeker wanneer ze vraagtekens zetten bij uw doelstellingen en daarvoor alternatieven aandragen, dan heeft u te maken met een kritische partner waar u nog veel plezier aan kunt beleven.

Wat is de grootte van de organisatie?

Wanneer een bedrijf minder dan vijf programmeurs in directe dienst heeft, dan betekent dit dat ze erg kwetsbaar zijn voor wat betreft capaciteit. Niet alle programmeurs zijn (als het goed is) bezig met alleen uw project. Daarnaast kan er eentje weggaan of ziek worden, waardoor er geen capaciteit rest om uw systeem verder te ontwikkelen of om problemen op te lossen wanneer dat nodig is. Daarnaast betekent het dat de programmeurs minder in staat zijn om te leren van collega's en dat ze moeite zullen hebben met het handhaven van goede programmeerstandaarden of het werken aan de interne structuur. Wanneer de leverancier uitbesteed aan freelancers of het buitenland (india, oostblok, etcetera) dan hebben ze dezelfde problemen (met extra communicatieproblemen erbij). Een vaste kern van minimaal vijf programmeurs is dan ook van groot belang. Te grote partijen kunnen als nadeel weer teveel bureaucratie hebben; dat gaat ten koste van de flexibiliteit die u nodig heeft om van de kansen op internet gebruik te kunnen maken.

Is hun klantenkring divers?

Hoe diverser de klantenkring van de leverancier, hoe groter de kans dat de leverancier op de hoogte is van de belangrijkste ontwikkelingen op internet en dat ze niet leiden aan een branche tunnelvisie. Doordat leveranciers kennis vanuit andere branches kunnen overbrengen naar uw branche heeft u de mogelijkheid om een voorsprong op te bouwen ten opzichte van uw concurrenten.

Demo?

Vraag een demonstratie aan van onderdelen van het te kopen product. Dit geeft inzicht in de gebruikersvriendelijkheid van het product. Wanneer uw medewerkers gemakkelijker met het systeem kunnen werken, dan scheelt dat uw organisatie veel tijd op een later moment.

Voorkom verborgen kosten

Wanneer u voor een partij of een systeem kiest dan bent u aan die partij voorlopig gebonden. Weggaan betekent namelijk hoge kosten. Een dergelijke situatie heet een lock-in situatie en kan vervelende (kosten)consequenties hebben. Meer hierover leest u in het artikel over Leveranciersonafhankelijkheid. Probeer ervoor te zorgen dat u slechts eenmaal een bedrag hoeft te betalen en dat u daarvoor ook beschikt over de bronbestanden van de applicatie, inclusief de rechten om eventueel de software later door een andere partij te laten aanpassen. Hiermee voorkomt u dat een faillissement/overname op termijn kan leiden tot het einde van uw (zuur) betaalde systeem.

Licentiekosten (per maand of per jaar) betekenen dat u de applicatie huurt, niet dat hij uw bezit is. Tevens betekent dit dat u waarschijnlijk gebruik maakt van een standaard product waar weinig maatwerk aan mogelijk is. Na aanschaf een onderhoudscontract met flexibele uren (met korting!) is uiteraard wel een goed idee.

Meten is weten

Het is belangrijk dat alles op uw website wordt gemeten en geevalueerd. Hierdoor kunt u leren hoe bezoekers over uw website bewegen en kunt u bijstellen voor een maximaal resultaat (orders of informatie overdracht bijvoorbeeld). Een leverancier die hier niets over verteld of vraagt is niet geinteresseerd in uw doelstellingen.

Sesam open u

Belangrijk is dat het systeem open wordt geprogrammeerd. In de toekomst worden steeds meer systemen gekoppeld aan elkaar. Het zou jammer zijn als ieders systeem met elkaar praat, behalve dat van u. Vraag naar de mogelijkheden voor externe koppeling van uw systeem (op een later moment eventueel).

Van het kastje naar de muur?

Vraag of de websitebouwer het systeem grotendeels zelf heeft ontwikkeld. Wanneer dat niet het geval is, dan betekent dat dat de bouwer zelf in een lock-in situatie zit! Een veel voorkomend voorbeeld is een webbouwer die een opensource (meestal gratis) of microsoft pakket levert. Wanneer deze vervolgens voor u maatwerk aanbrengt in de toekomst, dan weten de ontwikkelaars van het basis pakket (zoals Joomla, Mambo, Typo3, Microsoft) dit niet. Wanneer er vervolgens iets mis gaat tussen het maatwerk en de kern van het systeem (bijvoorbeeld door een noodzakelijke update) dan heeft de webbouwer geen controle over de basis, omdat de oorspronkelijke ontwikkelaars niets te maken hebben met uw maatwerk. Zo kunt u in een situatie terecht komen van het kastje naar de muur, met meestal nieuwbouw als gevolg (naast frustratie).

Hoe lang bestaat het bedrijf?

Een bedrijf dat korter bestaat dan vier jaar heeft nog weinig ervaring opgedaan en (proces)standaarden kunnen ontwikkelen. Daarnaast zijn medewerkers dan minder op elkaar ingespeeld. Hierdoor neemt u een groot risico.

Zijn er mijlpalen in het project?

Een professioneel websitebouw traject bevat meerdere mijlpalen (opleveringen) zodat u op verschillende momenten uw input kunt geven op het proces. Wanneer u een groter project vanaf bijvoorbeeld 100 uur programmeren (deel de offerte prijs door het door hen opgegeven uurtarief) wilt doen dan is het essentieel dat er eerst een prototype (een serie afbeeldingen is vaak al voldoende) in combinatie met een technisch ontwerp worden gemaakt. Anders is er een zeer grote kans dat u het systeem heel anders in uw hoofd heeft, dan de websitebouwer. Let op of de websitebouwer hiermee zelf aankomt; is dat niet het geval dan hebben ze te weinig ervaring met grotere projecten.

Wat zijn realistische uurtarieven?

Webontwikkelaars hebben vaak een HTS opleiding hogere informatica (MTS informatica programmeurs leren veel van de belangrijkste technieken niet, alleen de basis) en zijn erg gewild. Salarissen en secundaire arbeidsvoorwaarden voor goede mensen zijn vaak uitstekend in de sector. Daarnaast is goede software en hardware nodig, een buffer voor opleidingen om bij te blijven en om projecten die uitlopen op te kunnen vangen zonder dat klanten direct in de buidel hoeven te tasten. Uurtarieven beneden de 70 euro betekenen dat een aantal van de genoemde voorwaarden niet zijn ingevuld. Realistische uurtarieven voor stabiele websitebouw bedrijven liggen tussen de 80 en 110 euro, hoewel grote automatiseerders of detacheringsbureaus vaak nog een stuk hoger kunnen zitten.

Is het systeem geschikt voor het bedrijven van internetmarketing?

De meeste websystemen zijn niet geschikt voor het succesvol bedrijven van internet marketing en kosten u daarom later veel geld. Vraag daarom aan de websitebouwer of ze ervaringen hebben met het werken met internet marketing bureaus. Bel vervolgens (een van) die genoemde bureaus op om te vragen of de systemen voor hen prettig waren om mee te werken en wat de resultaten waren in die projecten.

Supertip: huur een consultant in

Het inhuren van een externe consultant voor een paar uren (hooguit een paar honderd euro) kan u veel kosten en zorgen besparen. Het beste is om een andere websitebouwer te vragen om te adviseren; zij kennen het proces als geen ander en weten precies waar ze op moeten letten. Daarbij is het natuurlijk wel van belang dat de websitebouwer zelf niet meedoet aan de gunning van uw project en dat ze geen zaken doen met een ander bedrijf uit uw verlanglijstje om belangen verstrengeling te voorkomen. Door de consultant ook vragen te laten stellen aan de bouwers en kritisch naar de offertecalculatie te laten kijken, kunt u er vanuit gaan dat de daadwerkelijke offerte lager zal uitvallen dan op het eerste gezicht leek.

Artikel gepubliceerd in:

http://www.managementkennisbank.nl (2008)