Een ICT project succesvol opstarten en afronden
Meer dan 70% van de ICT projecten mislukt, u kunt dit voorkomen. Er zijn verschillende redenen waarom veel ICT projecten tot “mislukking” worden gebombardeerd.De belangrijkste zijn echter op één hand te tellen:
• Verwachtingen komen niet uit
• Beraamde (doorloop)tijd wordt overschreden
• Budget/kosten overschrijding(en)
• Geleverde oplossing wordt niet geaccepteerd door eindgebruikers
• Onvoldoende marketing voor succesvolle lancering
De bovenstaande redenen zijn oorzaken die veelal worden genoemd voor het mislukken van ICT projecten, vandaar dat het ook vreemd is dat dezelfde fouten op zoveel plekken opnieuw gemaakt worden.
Verwachtingen van ICT projecten komen niet uit
Bij de opstart van een ict project is het belangrijk goed verwachtingsmanagement uit te oefenen. Stuur als opdrachtgever bij de bouwer aan op een duidelijke en heldere omschrijving, liefst in de vorm van een business case. Vraag waar mogelijk altijd naar voorbeelden.
De opdrachtgever dient tevens bij de bouwer aan te sturen op ROI* (return-on-investment) prognoses. Op deze manier wordt er gedacht in wat een ICT oplossing nu werkelijk gaat opleveren waardoor beide partijen gedwongen worden praktisch en realistisch na te gaan denken. Via deze manier van werken worden de doelen (kostenbesparing, kwaliteitsverbetering, omzetverhoging) voor iedereen helder.
Laat de bouwer in de projectafbakening helder opsommen wat de wensen zijn en start niet met het project voordat deze goed zijn overgenomen. Ga ook na in hoeverre de bouwer een goede intake van de wensen proactief uitvoert en deze omzet naar SMART** resultaten. De manier hoe de bouwer dit oppakt geeft inzicht in de ervaring en betrokkenheid van de partij.
Door de bovenstaande werkwijze in te zetten zal het eindresultaat veel dichter bij het gewenste resultaat liggen of komt veel eerder naar boven dat de verwachtingen onrealistisch zijn. Hier kan dan op bijgestuurd worden nog voordat het project is gestart.
Beraamde (doorloop)tijd it project wordt overschreden
In zeer veel gevallen worden planningen niet gehaald binnen IT projecten. Dit gebeurd zelfs zo regelmatig dat het vaak als “gewoon” wordt ervaren. Dit probleem wordt vaak versterkt doordat het ontwikkelproces ondoorzichtig is voor de opdrachtgever.
Vraag als opdrachtgever altijd naar de staat van dienst van de bouwer. Ga eens na in hoeverre de bouwer normaliter zijn planningen haalt. Heeft de bouwer ook een systeem waarin de project voortgang bewaakt wordt? Krijgt u als opdrachtgever daar toegang toe?
Zorg ervoor dat de bouwer een heldere planning formuleert voor aanvang van het project waarin minimaal de volgende onderdelen zijn verwerkt:
· Verschillende mijlpalen (bijvoorbeeld Alpha, Beta, Pre-final, Final)
· Verschillende feedback rondes
· Heldere momenten voor bijvoorbeeld instructies
Test als opdrachtgever in hoeverre de bouwer zonder veel aandringen “mee beweegt” met het vragen naar een kortere doorlooptijd. Wanneer u makkelijk een groot deel van de planning af kan praten wijst dit op een planning die wellicht niet onderbouwd is of men er eventueel weinig waarde aan hecht dat deze afspraken ook nagekomen kunnen worden.
Voor dit onderdeel is het ook van groot belang referenties van de bouwer te vragen. Bel deze referenties altijd op en stel de vraag “Hoe gaat <de bouwer> ermee om wanneer een deadline niet gehaald kon worden”. Hier kan de referentie niet met ja of nee op antwoorden, en wanneer er deadlines niet gehaald zijn is de kans groot dat dit verteld wordt.
Na enkele onderwerpen waar de bouwer vooral in centraal stond is er ook nog een andere belangrijke valkuil om rekening mee te houden: uzelf!
In de praktijk gebeurd het vaak dat juist de opdrachtgever veel in eigen handen wil houden maar weinig ervaring heeft op gebied van goed projectmanagement of draagvlak binnen de eigen organisatie creëren. Daarnaast worden mijlpalen vanuit de opdrachtgever (aanleveringen bijvoorbeeld) vaak niet gehaald en wijzigen eisen tussentijds nogal eens.
Stel uzelf de vraag: is er voldoende projectmanagement ervaring aanwezig bij degene die het project gaat begeleiden vanuit de eigen organisatie? Heeft degene hier ook voldoende tijd voor? (het is een taak die je er niet “even” bij kan doen)
Budget/kosten ict overschrijding(en)
Het is realistisch om als opdrachtgever rekening te houden met voortschrijdend inzicht. Hoe volledig de intake ook is geweest gedurende het project zullen er altijd onverwachte zaken opgepakt moeten worden.
De bouwer moet de opdrachtgever hierop wijzen en hiervoor maatregelen gereed hebben. Enkele mogelijkheden hiervoor zijn:
· In het projectbudget kan een wijzigingsbudget opgenomen zijn, bijvoorbeeld 5% van het totale budget. Hiermee kunnen onverwachte zaken opgepakt worden zonder dat er direct meerkosten gemaakt dienen te worden.
· De bouwer moet tot een scenario kunnen komen waarbij de opdrachtgever niet het volledige beschikbare budget hoeft in te zetten, dit zodat er altijd nog reserves over zijn om voortschrijdend inzicht op te kunnen vangen (tip: laat dit niet aan de bouwer weten!).
Geleverde ict oplossing wordt niet geaccepteerd door eindgebruikers
In veel gevallen worden ICT oplossingen ontwikkeld zonder betrokkenheid van de eindgebruikers die het systeem uiteindelijk moeten gaan inzetten. De kennis om dit systeem tot een succes te maken zit juist bij deze eindgebruikers, het is een zonde om deze “goudpot” niet te benutten. Daarnaast wilt u voorkomen dat uw eigen mensen het project gaan “saboteren” omdat er geen betrokkenheid is.
De bouwer zou moeten adviseren dat de opdrachtgever de eindgebruikers betrekt bij de ontwikkeling van het systeem. Op deze manier wordt er betrokkenheid gecreëerd bij de eindgebruikers (denk ook aan uw klanten!) wat de acceptatie in grote mate versneld.
Tevens geeft het betrekken van de eindgebruikers in een vroeg stadium zeer waardevolle feedback wat zogenaamde “project changes” in latere fases kan voorkomen (directe winst in tijd en geld).
Kijk als opdrachtgever altijd in hoeverre de bouwer oplossingen biedt voor instructies, prototyperingen en andere (ict) oplossingen om de eindgebruikers goed te begeleiden en te betrekken.
Onvoldoende marketing voor succesvolle lancering van ict project
In veel gevallen ligt de aandacht bij een ICT project helaas bij de oplossing en niet bij het inzetten of succesvol vieren van de oplossing (draagvlak). Naast een budget voor het realiseren van de oplossing dient er ook budget te zijn om de oplossing te vermarkten. Dit kan intern zijn (presentaties, instructies, vieringen) maar ook extern (zoekmachine marketing, cross-mediaal). Wanneer u (SMART) doelen heeft gesteld, probeer die dan periodiek te evalueren met uw bouwer, zo scherpt u steeds verder uw projecten aan.
Als opdrachtgever dient u hier aandacht aan te besteden maar het is ook aan te bevelen een bouwer te zoeken welke hierin meedenkt of u eventueel kan doorschakelen met bedrijven die u hierin van dienst kunnen zijn.
Beterschap voor ict project
Bovenstaande tips zijn snel in de praktijk te brengen en gemakkelijk om mee te experimenten. Wanneer u meer interesse heeft in het selecteren van een ICT bouwer voor webprojecten of het voorkomen van een leverancier lock-in situatie lees dan ook het volgende artikel:
Terminologieen ict projecten
* = ROI; Return-on-investment. Hoe snel en in welke mate wordt een investering terug verdiend?
** = SMART; Specifiek, Meerbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden. Een manier van afspraken maken. Zie ook http://nl.wikipedia.org/wiki/SMART-principe
Bronnen waar u meer over ict projecten kunt lezen
http://www.inoverheid.nl/artikel/nieuws/1122376/het-ictdrama.html
http://www.emerce.nl/artikel.jsp?rubriek=160699&id=50416
Op September 14, 2011